I/ Chức năng
Phòng Tổ chức- Hành chính tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng xây dựng, kiện toàn và nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý; quy hoạch, sắp xếp, bổ sung, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện đúng và kịp thời chế độ chính sách của Nhà nước và quy định của Trường đối với cán bộ viên chức trong Trường; làm tốt công tác an toàn, bảo hộ lao động và bảo hiểm xã hội; thực hiện công tác bảo vệ nội bộ.
Thực hiện quản lý về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính và lễ nghi, khánh tiết; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua- Khen thưởng của Trường.
II/ Nhiệm vụ
1) Công tác tổ chức cán bộ
- Căn cứ vào mục tiêu đào tạo và nhiệm vụ của Trường để nghiên cứu đề xuất phương án xây dựng và kiện toàn bộ máy quản lý của Trường; bao gồm cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và biên chế của các đơn vị;
- Nghiên cứu, nắm vững và giúp Hiệu trưởng tổ chức thực hiện tốt đường lối, chính sách cán bộ của Đảng và Nhà nước;
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan để xây dựng kế hoạch hàng năm, nhiều năm về cơ cấu đội ngũ cán bộ, viên chức nhằm đảm bảo cân đối, đồng bộ. Xây dựng kế hoạch điều phối, tuyển dụng viên chức cả về số lượng, chất lượng, sử dụng viên chức đúng vị trí việc làm, phục vụ có hiệu quả cho mọi hoạt động của Nhà trường;
- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức trong Trường. Cùng với các đơn vị có liên quan xây dựng hệ thống các quy định, quy tắc, quy chế làm việc trong Trường;
- Phối hợp với các đơn vị khác lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức có trình độ chuyên môn, có phẩm chất theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, đáp ứng nhu cầu nâng cao chất lượng công tác và sự phát triển của Trường;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan tư vấn cho Hiệu trưởng về việc thực hiện quy trình xét duyệt phong học hàm, danh hiệu Nhà giáo cho cán bộ, giảng viên của Trường ở cấp cơ sở;
- Tuyển lựa cán bộ, viên chức trình lãnh đạo Trường phê duyệt để làm các thủ tục về nhân sự đi công tác, học tập trong và ngoài nước, thủ tục tiếp nhận cán bộ, viên chức về trường;
- Tổ chức thực hiện các quy trình tuyển dụng công chức, chuẩn bị văn bản ký kết hợp đồng lao động các loại trình Hiệu trưởng phê duyệt;
- Quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức trong toàn Trường. Nắm vững lịch sử chính trị, phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn của từng người để tham mưu cho lãnh đạo Nhà trường về công tác cán bộ;
- Chủ trì lập hồ sơ xét các vụ kỷ luật cán bộ, viên chức, cùng với các đơn vị có liên quan, lập hồ sơ xét khen thưởng cán bộ, viên chức để trình Hiệu trưởng, Hội đồng thi đua khen thưởng;
- Chuẩn bị hồ sơ nhân sự bổ nhiệm các chức vụ để báo cáo cấp có thẩm quyền quyết định theo phân cấp quản lý;
- Soạn thảo và quản lý các văn bản về tổ chức cán bộ do Hiệu trưởng ban hành, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị về công tác tổ chức;
- Thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực tổ chức, cán bộ (các lĩnh vực khác khi được Hiệu trưởng phân công)
- Nắm vững chế độ chính sách và tiền lương, phụ cấp, bổ nhiệm, thay đổi chức danh nghề nghiệp, thay đổi vị trí việc làm; thăng hạng viên chức, bảo hiểm xã hội, an toàn lao động và các chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước đối với cán bộ, viên chức để quản lý và hướng dẫn tổ chức thực hiện.
- Thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật.
2. Công tác hành chính
- Là đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế đảm bảo nề nếp, kỷ cương trong Trường (Nội quy cơ quan, quy chế văn hóa công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách,…) theo quy định;
- Phối hợp với Phòng Thanh tra và Đảm bảo chất lượng xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong Trường. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của Trường;
- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư- lưu trữ theo quy định của Trường và của Nhà nước;
- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản, đảm bảo tính pháp chế của các loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo, trình bày các văn bản của Trường trước khi ký ban hành;
- Quản lý các loại con dấu của Trường và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước;
- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do Trường ban hành, thực hiện sao lục các văn bản liên quan đến Trường. Cấp giấy giới thiệu đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác ngoài Trường. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường;
- Thực hiện photo tài liệu phục vụ công tác quản lý, đào tạo của Trường;
- Quản lý và điều phối sử dụng Hội trường (A8), phòng họp, phòng hội thảo, phòng truyền thống, nhà khách của Trường;
- Quản lý, phục vụ phòng làm việc, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, đảm bảo điều kiện làm việc của Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều hành tổ xe và thuê mướn ô tô phục vụ công tác của Lãnh đạo và các hoạt động của Trường theo quy định và quyết định của Hiệu trưởng;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong Trường;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường;
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường;
3. Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp.
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
- Xây dựng báo cáo công tác tháng, lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu: xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng chủ trì;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại trong Trường;
4. Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng của Trường; thường trực Hội đồng Thi đua- Khen thưởng của Trường;
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.